如何建立采购与付款的内部会计控制

时间：2009-09-28  来源：  编辑：  打印

　　　　采购与付款内部会计控制的要点如下：

（1）采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制。

（2）计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权，向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。

（3）采购部门根据采购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。

（4）物资的采购，要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。

（5）批量物资采购，应采取竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性。

（6）采购物资到达之后，采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。

（7）物资验收后，仓储部门应填制验收单。验收单应及时送交财务部门进行记账。

（8）对采购业务进行财务监督与付款，是财务部门的职责。财务部门应该根据采购通知单、采购合同、验收单等有效的付款文件，确认负债或支付货款。在确认负债或支付货款之前，应进行以下检查：

①与采购有关的原始凭证（如采购通知单、采购合同、订购单、验收单、发票、货运文件等）是否齐全、是否合法。

②相关凭证（如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等）的内容是否一致；如不一致，应了解原因。

③是否有公司负责人批准签字的付款通知单。

④其他有关人员在单证上的签字是否齐全。

⑤发票的折扣是否与合同要求相符；采购数量、价格、加总合计、税金的计算等是否正确。

（9）第十六条  除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，购货款必须通过银行办理转账。任何部门和个人不得以任何借口，以现金或现金支票支付货款。

（10）财务部门应及时取得供货商对账单，并定期与应付账款明细账相核对。如有差异，应查明原因，及时处理。